L’archiviazione e il protocollo non sono attività manuali, sono punti nevralgici attraverso i quali passano le comunicazioni più importati in entrata e uscita di un’ azienda. Il processo che coinvolge queste attività ricade su molti settori dell’azienda e rappresenta un punto chiave per l’automazione.
L’azienda cliente aveva avvertito la necessità di protocollare e archiviare i documenti in entrata e in uscita. In particolare, il sistema doveva gestire l’acquisizione in formato elettronico delle fatture passive nel sistema documentale ed eseguire un interfacciamento con il sistema SAP (lo strumento di ERP utilizzato per lo specifico procedimento del ciclo passivo) per consentirne la lavorazione contabile.
La soluzione implementata da Comedata per far fronte alle esigenze dell’azienda permette la gestione totale dei documenti in entrata e in uscita e delle fatture passive visualizzabili dal sistema SAP, consentendone la memorizzazione su sistema EMC2 Documentum. Il sistema EMC2 Documentum interloquisce con l’ambiente SAP proprio per consentire l’elaborazione delle informazioni associate al documento (fattura passiva / nota di credito).
La soluzione si compone di un’applicazione client (per gli uffici del protocollo), un’applicazione web (per gli utenti), da un repository documentale (su EMC2 Documentum), un database e un motore di sincronizzazione tra Documentum e SAP.
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