L’intranet come strumento di Collaborazione

PROFILO AZIENDALE

L’azienda operante nel settore Industria da oltre 70 anni svolge e sviluppa le sue attività con l’obiettivo primario di creare valore sostenibile nel tempo, anche attraverso alleanze strategiche.

Presente in tutto mondo Il gruppo, attraverso controllate e jont venture, opera nei seguenti settori : Rinnovabili; Power&Gas, Refining.

NECESSITA'

L’azienda aveva deciso di realizzare il Nuovo Portale Intranet di tutto il Gruppo, che sarebbe diventato l’ambiente di riferimento comune attraverso il quale tenersi informati sui fatti aziendali e di business, di condivisione e sviluppo delle conoscenze, di cooperazione agevole sui progetti, di fruizione dei servizi in modo semplice ed efficace, attraverso la gestione, la diffusione e lo scambio di informazioni e conoscenze tra tutte le persone per rafforzare la capacità interna di adattamento continuo all’evoluzione del contesto strategico.

Gli obiettivi che l’azienda si era prefissata di raggiungere erano:
• Costruire una intranet che includesse
– un’interfaccia utente facile ed intuitiva con un look and feel in linea con le scelte di branding del Gruppo
– contenuti e informazioni aggiornate e rispondenti alle linee guida aziendali
– un sistema di ricerca dei contenuti aziendali
• Provvedere alla creazione di un ambiente in grado di abilitare gli utenti nella gestione dei contenuti della intranet e che includesse inoltre
– uno schema generale di classificazione e organizzazione dei contenuti, delle informazioni e delle risorse
– un processo per la gestione di questi contenuti nel loro ciclo di vita
– un insieme di regole centralizzate per consentire alle direzioni/aree del gruppo di sviluppare propri contenuti ma in armonia con le linee guida e le strategie di sviluppo della intranet
• Stabilire un modello di governance dei contenuti della intranet, sia dal punto di vista organizzativo, sia dal punto di vista tecnologico

SOLUZIONE

Il team degli Specialisti Comedata per raggiungere questi obiettivi ha implementato un portale Intranet che:
• È stato identificato come nuovo portale di Gruppo ed è rivolto a tutti i dipendenti
• Profila i contenuti, garantendo il concetto generale di trasparenza. Il criterio principale che guida la visibilità dell’accesso ai contenuti è quello della loro piena raggiungibilità, ad esclusione delle aree di direzione
• È il luogo di integrazione tra comunicazione informativa e strumentazione operativa, nel rispetto delle linee guida fondamentali della comunicazione corporate. Si contraddistingue per semplicità, leggerezza e linearità grafica

Gli obiettivi del Nuovo Portale Intranet sono stati raggiunti attraverso il supporto organizzativo e l’adozione di una piattaforma tecnologica innovativa in grado di rispettare le linee strategiche: la piattaforma SharePoint 2010.

I risultati ottenuti possono essere sintetizzati in:
• Razionalizzazione degli strumenti di lavoro, cioè la fornitura agli utenti di tutte le applicazioni necessarie in modo efficace e intuitivo, unificando il punto di accesso e organizzando i contenuti in modo coerente e strutturato
• Collaboration, il portale consente a varie community di utenti di poter interagire in modo efficace e con strumenti innovativi che consentano di ridurre i tempi di interazione tra gli utenti, aprire nuove opportunità di collaborazione (es. gruppi di lavoro, community virtuali, discussioni, ecc.), creare e rafforzare le relazioni tra dipendenti
• Knowledge Warehouse, una base di conoscenza comune dell’azienda, che valorizzi il patrimonio informativo che altrimenti rimarrebbe isolato in contesti limitati e accessibile solo ad una numero ristretto di utenti
• Miglioramento dei processi aziendali che permette la realizzazione di nuovi e più efficaci modalità per l’esecuzione dei processi aziendali attraverso il Portale

I fattori critici di successo sono stati:
• Motore di ricerca efficace ed efficiente
• Interfaccia utente unica:
– omogenea ed intuitiva per l’utente finale per facilitare l’accesso alle informazioni
– gestibile centralmente per ridurre i costi di gestione
• Architettura ed organizzazione dei servizi gestiti centralmente in modo efficace in grado di seguire l’evoluzione dinamica delle strutture organizzative fruitrici
• Facilità di implementazione di nuovi servizi grazie ad un layer tecnologico intermedio tra utente finale e sistemi di back-end ed allo stato dell’arte
• Aumento dell’integrazione tra il nuovo portale e i sistemi di back end
• Introduzione graduale di nuovi servizi e funzionalità

PRODOTTI / SERVIZI IMPLEMENTATI

SharePoint Server 2010 / Intranet