Il progetto di quest’ azienda guardava al futuro e ambiva ad una gestione documentale flessibile, in grado di crescere e cambiare con le esigenze future dell’ azienda. La piattaforma tecnologia su cui implementarla era fondamentale ma soprattutto la competenza di processo e le best practice sono state l’elemento vincente del rapporto con Comedata.
In particolare, veniva richiesto uno strumento che avesse i seguenti requisiti:
- Gestione dei profili utenti e relativi permessi sugli archivi documentali (con l’obiettivo di poterli impostare sulle singole proprietà dei documenti)
- Filtri di ricerca avanzati (anche ricerca fulltext all’interno dei documenti)
- Storicizzazione dei documenti (versioning)
- Reportistica avanzata (con possibilità di esportazione in diversi formati)
- Importazione ed esportazione massiva di documenti (file + metadati)
- Funzionalità di collegamento tra vari documenti (relazioni padre-figlio, allegati, link)
- Possibilità di definire modelli di documenti standard con proprietà comuni. A partire da questi modelli estendere le proprietà degli archivi definendone altre a proprio piacimento
- Realizzare dunque un Document Management Systemche contenesse aspetti di Knowledge Management
Si richiedeva infine particolare attenzione all’interfaccia utente in particolare che avesse le caratteristiche di usabilità e velocità nel recupero dei dati.
Per far fronte alle esigenze del Gruppo, Comedata ha implementato un’applicazione client Windows che permette l’autenticazione e la gestione degli utenti (ISP), la gestione degli archivi, la definizione dinamica di proprietà, l’indicizzazione e versioning dei documenti e la visualizzazione e ricerca degli stessi.
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